今のご時世、ビジネスにおいて“メール”は必ずと言っていいほど、必須のツールになっているのではないでしょうか？もちろん、各種SNSを使った連絡も確立されていますが、ビジネスにおいて根絶することはおそらくないであろうメールを日々利用するなかで、いろいろな体験や感じたことも多いと思います。
そんなメールに関して、興味深い調査結果がありましたのでご紹介です。
ビジネスメール実態調査2017
先日、たぶんアンケートを答えたと思いますが、“調査結果”としてメールがきました。
一般社団法人日本ビジネスメール協会
細かい内容はリンク先を見ていただければと思いますが、私が納得した項目がいくつかございました。
7割を超える人が「1日（24時間）以内」に返信がこないと遅いと感じる
出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2017」
そうなんですね。納得はしますが、２４時間ってちょっと長いかなと感じました。正直、早いと感じる方は１時間以内に返信がきますね。私自身は、基本的に３０分以内に返信するように心がけています。ま、返信の内容に時間がかかる場合は、一度「メール見ました、後で返信しますよ」という内容を送ります。
自分のメールに対して何らかの不安を抱いている人は7割を超える
最多の不安は「正しく伝わるか」（68.36%）出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2017」
これは私自身も感じるところであります。なので、対面で話すときと同じように、簡潔になるように構成を練りますね。基本的に結論から書いて、理由と時間設定等、相手も返信しやすい様に文章は構成しています。逆に言えば、そうじゃないメールも多いですが、そういう場合はメールの返信に時間がかかります。
9割の人が、会社でビジネスメールの社員研修を受けていない
出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2017」
これはもしかしたら、ひとつのポイントかもしれませんね。２０代ですと、友達同士の連絡方法で携帯メールに慣れているでしょうから、そこからの変遷は大変かなと思います。ビジネス雑誌のメールの特集も、春頃になると掲載されているような、そんな印象ですね。前に働いていた会社で、“TO・Cc・Bcc”の使い方がわからない方が数人いらっしゃいました。基本的なビジネススキルのひとつかなと思っていましたが、意外にも違うかもしれませんね。
ビジネスメールにも地域性がある？
私自身、あちこちの方とやりとりをするので、地域によってメールの作法も違うかもしれません。
ある一時まで、メールを送る際も送られてくる際も同じでした。
株式会社○○○
役職 △△ 様
いつもお世話になっております。
さて〜〜〜〜
という感じだったのが、いつの頃からか、
△△ 様
いつもお世話になっております。
株式会社□□□の☆☆☆です。
さて〜〜〜〜
みたいな感じに変わったんですね。気がついたのは、都内の企業さんとやりとりをすることが増えてきたときに、「あれ？またこのテンプレートだ。」って思ったことがありました。どっちが正しいのかはよくわかりませんが、敢えて甲乙をつけるならば、やはり内容が伝わるメールの書き方が正しいメールの作法なのかと思います。
やはり中には、ひっっっじょ〜〜〜に、何を伝えたいのかわからないメールや、時期の挨拶を長々とつづられるメールもあります。
送ってくれた方としては、丁寧に丁寧を重ね、しっかりとお考えになって謙虚な気持ちを込めてメールを書いたと思いますが、それは手書きのお手紙に書かれた方が良いと思います。
やはりビジネスメールは、簡単に内容が把握できる構成が一番です。
さいごに
普段の業務での連絡ツールは、FacebookやLINE、chatworkやSkypeを使います。正直、それぞれに長所短所がありますので、どれがいいのかは一概には言えませんが、本質の部分は“相手に伝わりレスしやすい構成”であることが大切なのだと、思います。
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奥山 直和
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