ビジネスの現場で不可欠なメールに関する調査に共感したこと #149


今のご時世、ビジネスにおいて“メール”は必ずと言っていいほど、必須のツールになっているのではないでしょうか?もちろん、各種SNSを使った連絡も確立されていますが、ビジネスにおいて根絶することはおそらくないであろうメールを日々利用するなかで、いろいろな体験や感じたことも多いと思います。

 

そんなメールに関して、興味深い調査結果がありましたのでご紹介です。

 

 


 

ビジネスメール実態調査2017

 

先日、たぶんアンケートを答えたと思いますが、“調査結果”としてメールがきました。

 

一般社団法人日本ビジネスメール協会

ビジネスメール実態調査2017

 

細かい内容はリンク先を見ていただければと思いますが、私が納得した項目がいくつかございました。

 

7割を超える人が「1日(24時間)以内」に返信がこないと遅いと感じる

出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2017」

そうなんですね。納得はしますが、24時間ってちょっと長いかなと感じました。正直、早いと感じる方は1時間以内に返信がきますね。私自身は、基本的に30分以内に返信するように心がけています。ま、返信の内容に時間がかかる場合は、一度「メール見ました、後で返信しますよ」という内容を送ります。

 

自分のメールに対して何らかの不安を抱いている人は7割を超える
最多の不安は「正しく伝わるか」(68.36%)

出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2017」

これは私自身も感じるところであります。なので、対面で話すときと同じように、簡潔になるように構成を練りますね。基本的に結論から書いて、理由と時間設定等、相手も返信しやすい様に文章は構成しています。逆に言えば、そうじゃないメールも多いですが、そういう場合はメールの返信に時間がかかります。

 

9割の人が、会社でビジネスメールの社員研修を受けていない

出典:一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2017」

これはもしかしたら、ひとつのポイントかもしれませんね。20代ですと、友達同士の連絡方法で携帯メールに慣れているでしょうから、そこからの変遷は大変かなと思います。ビジネス雑誌のメールの特集も、春頃になると掲載されているような、そんな印象ですね。前に働いていた会社で、“TO・Cc・Bcc”の使い方がわからない方が数人いらっしゃいました。基本的なビジネススキルのひとつかなと思っていましたが、意外にも違うかもしれませんね。

 

 

ビジネスメールにも地域性がある?

 

私自身、あちこちの方とやりとりをするので、地域によってメールの作法も違うかもしれません。 

 

ある一時まで、メールを送る際も送られてくる際も同じでした。

 

株式会社○○○

役職 △△ 様

 

いつもお世話になっております。

 

さて〜〜〜〜

 

という感じだったのが、いつの頃からか、

 

△△ 様

 

いつもお世話になっております。

株式会社□□□の☆☆☆です。

 

さて〜〜〜〜

 

みたいな感じに変わったんですね。気がついたのは、都内の企業さんとやりとりをすることが増えてきたときに、「あれ?またこのテンプレートだ。」って思ったことがありました。どっちが正しいのかはよくわかりませんが、敢えて甲乙をつけるならば、やはり内容が伝わるメールの書き方が正しいメールの作法なのかと思います。

 

やはり中には、ひっっっじょ〜〜〜に、何を伝えたいのかわからないメールや、時期の挨拶を長々とつづられるメールもあります。

送ってくれた方としては、丁寧に丁寧を重ね、しっかりとお考えになって謙虚な気持ちを込めてメールを書いたと思いますが、それは手書きのお手紙に書かれた方が良いと思います。

 

やはりビジネスメールは、簡単に内容が把握できる構成が一番です。

 

 


 

さいごに

普段の業務での連絡ツールは、FacebookやLINE、chatworkやSkypeを使います。正直、それぞれに長所短所がありますので、どれがいいのかは一概には言えませんが、本質の部分は“相手に伝わりレスしやすい構成”であることが大切なのだと、思います。

  

 

 

 

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奥山 直和

奥山 直和

キャリア形成の専門家として、人事やキャリア関連を中心にブログを日々発信。いつもは中小企業の人事(採用・育成・評価)や、労働者のキャリア形成を後方支援。関わる企業や人は千差万別のため、支援は常に唯一無二を提供の施策を提供。また、クラウドファンディングFAAVO宇都宮の運営に携わり、HRとマーケティングの両面でクライアントのサポートに東奔西走する。ともすれば、数値をよく間違える、おっちょこちょいな性格がたまにキズ。。。 【趣味】お酒、BBQ、スノーボード、写真、城跡巡り    【所属等】・国家資格キャリアコンサルタント ・JCDA認定Carrer Deveropment Adviser ・ジョブカード作成アドバイザー ・NPO法人日本ゲートキーパー協会 初級ゲートキーパー ・クラウドファンディングFAAVO宇都宮 アンバサダー